Nakládání se zdravotnickou dokumentací v souvislosti se změnou ošetřujícího lékaře či ukončením činnosti zdravotnického zařízení

V souvislosti s šetřením případu ztráty lékařské dokumentace z nestátního zdravotnického zařízení považuje zástupkyně ochránce za vhodné informovat širší veřejnost o podmínkách správného nakládání se zdravotnickou dokumentací v souvislosti se změnou ošetřujícího lékaře nebo v případě ukončení činnosti zdravotnického zařízení.

Každé zdravotnické zařízení je podle zákona o péči o zdraví lidu povinno vést zdravotnickou dokumentaci. Zdravotnická dokumentace obsahuje řadu údajů o zdravotním stavu jedince, které zákon o ochraně osobních údajů výslovně považuje za údaje citlivé. Na všechna zdravotnická zařízení se tak vztahují povinnosti správce osobních údajů, což mimo jiné znamená, že každé zdravotnické zařízení (státní či nestátní) musí přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto citlivým údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.

Změna ošetřujícího lékaře či ukončení činnosti zdravotnického zařízení představují z pohledu ochrany údajů poměrně  rizikové situace, neboť právě při nich by mohlo velice snadno dojít k zásahu do integrity údajů, a tím také invazivního zásahu do soukromí osob.

Zástupkyně ochránce připomíná, že pokud si pacient zvolí nového lékaře, má tento lékař povinnost podle zákona o veřejném zdravotním pojištění vyplnit tzv. registrační list a vyžádat si od předchozího registrujícího lékaře informace potřebné k zajištění návaznosti zdravotní péče. Předchozí lékař je povinen novému lékaři tyto informace předat písemně. Nejčastěji se tak děje ve formě předání kompletní kopie zdravotnické dokumentace nebo pořízením výpisu ze zdravotnické dokumentace. Originál zdravotnické dokumentace by měl zůstat u předchozího registrujícího lékaře pro případnou kontrolu ze strany zdravotní pojišťovny anebo pro vyžádání ze strany soudu či orgánů činných v trestním řízení. I takto uchovávána dokumentace bývalých pacientů musí být pochopitelně přísně chráněna před zneužitím.

V praxi se občas stává, že k předání dokumentace mezi zdravotnickými zařízeními dochází prostřednictvím pacienta. Takový postup je v zásadě možný, ale jedině v případě, že pacient vyslovil s takovým přenosem údajů souhlas. Na druhou stranu nelze po zdravotnickém zařízení vymáhat, aby pacientovi předalo dokumentaci týkající se jeho osoby či osob blízkých. Za ochranu osobních údajů odpovídá zdravotnické zařízení a je na jeho rozhodnutí, jakým způsobem předá novému registrujícímu lékaři potřebné informace k zajištění návaznosti poskytování zdravotní péče.

V žádném případě není podle zástupkyně ochránce možné, aby lékař (v pozici řadového zaměstnance zdravotnického zařízení) při ukončení pracovněprávního vztahu se zdravotnickým zařízením fyzicky odnesl, kopíroval či jinak neoprávněně nakládal se zdravotnickou dokumentací pacientů, které do nedávna ošetřoval. Správcem osobních údajů obsažených ve zdravotnické dokumentaci je zdravotnické zařízení, které zdravotním pojišťovnám vykazuje poskytnutou zdravotní péči a zdravotní výkony ve vztahu k pacientům. Pouhá skutečnost, že lékař v pozici zaměstnance zdravotnického zařízení ošetřoval pacienty v daném zařízení, nezakládá právo zpracovávat citlivé údaje těchto pacientů bez jejich souhlasu i po skončení pracovněprávního vztahu s příslušným zařízením. Podle platné právní úpravy si lékaře (a tím i správce údajů) volí pacient, nikoliv lékař pacienta.

Jestliže lékař mění své působiště a chce i nadále poskytovat zdravotní péči dosavadním pacientům (buď jako zaměstnanec v jiném zdravotnickém zařízení či jako fyzická osoba poskytující péči vlastním jménem na základě registrace udělené podle zákona o zdravotní péči v nestátních zdravotnických zařízeních), měl by o této skutečnosti pacienty předem informovat a poučit je o zákonném postupu. Je pak na výlučném rozhodnutí pacienta, jestli se k tomuto lékaři či zařízení přeregistruje či nikoliv.

Pokud zařízení přestalo péči poskytovat (např. došlo ke zrušení registrace) či zaniklo (např. úmrtím lékaře poskytujícího zdravotní péči vlastním jménem), musí provozovatel zařízení, kterému byla zrušena registrace, nebo ten, kdo žil se zemřelým zdravotnickým pracovníkem poskytujícím zdravotní péči vlastním jménem ve společné domácnosti, oznámit správnímu úřadu, který vydal rozhodnutí o registraci zdravotnického zařízení, do 15 dnů ode dne zrušení registrace nebo úmrtí zdravotnického pracovníka tuto skutečnost a zajistit zdravotnickou dokumentaci tak, aby byla chráněna před nahlížením nebo jiným nakládáním neoprávněnými osobami a ztrátou. Takovou povinnost má podle zákona o péči o zdraví lidu i ten, kdo přišel se zdravotnickou dokumentací jako první do styku.

Na základě oznámení je příslušný správní úřad (krajský úřad či magistrát statutárního města) povinen neprodleně převzít zdravotnickou dokumentaci a zajistit ji tak, aby byla chráněna před nahlížením nebo jiným nakládáním neoprávněnými osobami a ztrátou. Správní úřad má rovněž povinnost informovat o převzetí zdravotnické dokumentace pacienty, kteří mají právo zvolit si nového lékaře. Zdravotnická dokumentace může být vydána přímo dotyčnému pacientovi na základě jeho oznámení či na základě písemného vyžádání nově zvoleného zdravotnického zařízení.

Zdravotnické zařízení poskytující primární zdravotní péči má povinnost uchovávat zdravotnickou dokumentaci nejméně po dobu deseti let od změny lékaře a předání písemné informace v rozsahu potřebném k zajištění návaznosti zdravotní péče o pacienta nově zvolenému lékaři primární péče, nebo deset let od úmrtí pacienta. Jednotlivé skartační lhůty pro různé typy zdravotnických zařízení stanoví skartační řád obsažený ve vyhlášce MZ o zdravotnické dokumentaci, obdobně přitom platí i pro správní úřad, který převzal podle zákona o péči o zdraví lidu zdravotnickou dokumentaci.