Jak probíhá šetření?
Posouzení a šetření
Po přijetí podnětu k šetření následuje posouzení, zda obsah stížnosti odpovídá působnosti ombudsmana.
Zahájení šetření
Stěžovatel je informován, že ombudsman v jeho věci zahajuje šetření, jaké úřady oslovuje a jaké dokumenty či vyjádření od nich žádá. Zahájení šetření může předcházet výzva k doplnění informací či dokumentů, výzva k vyčkání vydání rozhodnutí úřadu apod.
Šetření
Ombudsman postupně získává od úřadů důležité dokumenty, shromažďuje fakta a v některých případech provede i místní šetření. Veškerá zjištění ombudsman vyhodnocuje.
Ukončení šetření
Ombudsman shrne své poznatky a právní názor na danou záležitost ve Zprávě o výsledku šetření. Zde konstatuje, zda úřad pochybil či nikoli. Zprávu ombudsman zasílá stěžovateli a všem úřadům, jichž se šetření týkalo.
Ombudsman stěžovateli písemně vysvětlí, proč v dané věci nemůže nic udělat. Stručně také doporučí, jak by stěžovatel mohl svůj problém řešit.
Pochybil úřad?
Pokud nedošlo k pochybení, ombudsman Zprávou o výsledku šetření celou kauzu ukončuje a vyrozumí o tom stěžovatele i úřady.
Ombudsman žádá, aby ho úřad ve lhůtě 30 dnů vyrozuměl o krocích, které podnikl či podniká k napravení chybného stavu. Pokud jsou přijatá opatření dostačující, ombudsman kauzu ukončí a vyrozumí o tom stěžovatele i úřady.
Závěrečné stanovisko
Pokud úřad pochybení nenapravil, zpracuje ombudsman Závěrečné stanovisko, v němž sám doporučí vhodná opatření k nápravě a žádá úřad o jejich realizaci. Úřad má opět lhůtu 30 dnů, aby se k Závěrečnému stanovisku vyjádřil. Ombudsman o svém postupu vyrozumí i stěžovatele.
Sankce
Jestliže chybující úřad stále odmítá přijmout navržená opatření k nápravě, přistupuje ombudsman k sankci: informuje nadřízený orgán chybujícího úřadu a žádá zjednání nápravy. Rovněž může celý případ medializovat včetně uvedení jmen chybujících úředníků.