Jak psát srozumitelně úřední texty
Verze ke stažení/tisku neobsahuje příklady přepsaných písemností (Písemnosti před a po).
1. část — Co je srozumitelný úřední text
2. část — Psaní úředních textů obecně
Psaní je jako skládání LEGO podle vlastního návodu. Nejdřív musíte vědět, co chcete postavit, abyste věděli, jaké kostky vybrat a kde začít. Když začnete stavět a nevíte co, možná své dílo dokončíte, ale pravděpodobně ho budete několikrát předělávat, spotřebujete mnoho zbytečných kostek, něco se někde rozpadne. Stejně je to s úředním textem.
Proto, než začnete psát, položte si tyto otázky:
Komu píšu a čeho chci dosáhnout?
Co sdělím a co ne?
Ptejte se:
- Co čtenář potřebuje vědět? Na co by se ptal, kdyby se mnou mluvil?
- Co čtenáři sdělovat nemusím, protože to ví nebo vědět nepotřebuje?
A pak sdělte pouze informace, které jsou důležité pro čtenáře a pro vyřízení věci. Vše ostatní vypusťte. Zároveň se ujistěte, zda vám v textu nechybí informace, které jsou důležité pro vyřízení věci a pro čtenáře, i když vám jsou zřejmé a nepovažujete za důležité je sdělovat.
Jak na to:
- Uvědomte si, jaký typ informace sdělujete: právní pravidlo, příběh, právní posouzení, průvodní informace, pokyny čtenáři (5P)
- Právní pravidla sdělte tak, aby jim čtenář porozuměl (modrá)
- Příběh: sdělte jen důležité informace (zelená)
- Právní posouzení: jak se právní pravidla použijí v konkrétním příběhu (červená)
- Právní pravidlo, příběh i posouzení si musejí odpovídat; tak se ujistíte, že jste sdělili jen to důležité a na nic nezapomněli
- Průvodní informace pište jen ty podstatné a co nejstručněji (oranžová)
- Pokyny čtenáři pište přehledně a prakticky (fialová)
Jak text uspořádám?
- Strukturu textu si promyslete předem
- Jádro sdělení napište na začátek
- Uspořádejte text tak, aby čtenáři dával smysl
- Rozčleňte text na oddíly, aby se v něm čtenář dobře orientoval
- Naformátujte text přehledně
- Dobře graficky zpracované informace mohou vysvětlit či zpřehlednit sdělení
- Složitá témata vysvětlete na příkladech
Jak psát: slova a výrazy obecně
Představte si cestu krajinou z obce Pisatelova Myšlenka do obce Čtenářovo Porozumění.
Cesta jsou řádky textu, stromy podél cesty jsou podstatná jména s přídavnými jmény či zájmena. Zahlédnete i výrazy, kterých stačí v krajině málo jako hlodavců, třeba příslovce. Pokud je používáte zřídka a trefně, jsou nenahraditelné, pokud se přemnoží, škodí. A narazíte i na odpadky. Výrazy jako „vyvstala potřeba“ a „v této souvislosti“ musíte posbírat a vyhodit.
Chcete-li dojet ke Čtenářovu Porozumění, pojedete na slovesech. S výstižnými slovesy pojedete rychle. Nahradíte-li slovesa podstatnými jmény, povlečete se pěšky.
Několik doporučení na cestu:
- Pište se slovesy
- Pište s plnovýznamovými slovesy
- Omezte slovesa, která potřebují předmět
- Šetřete s podstatnými jmény slovesnými
- Příslovce zkuste nahradit výstižnějším slovesem
- Pište slovesa v činném rodu, s trpným rodem (pasivem) šetřete
- Pište pozitivně
- Pište konkrétní podstatná jména
- Nevynechte potřebné výrazy
- Nepište výrazy, které nutí čtenáře, aby se domýšlel sám
- Šetřete s relativizujícími výrazy
- Vynechte slovní vatu
- Nepište výrazy, které totéž sdělují vícekrát
- Vyberte si kratší výraz (ledaže je ten delší výstižnější)
Jak psát: slova a výrazy v úředním textu
- Pište čtenářům, jako byste s nimi mluvili: používejte „my“ a „vy“
- Pište genderově neutrálně
- Označujte právní předpisy stručně a výstižně
- Zkratky používejte, pokud usnadní čtení (ne pokud si tím jen krátíte psaní)
- Pokud definujete pojem, používejte ho důsledně
- Pro stejný pojem používejte stejný výraz
- Český výstižný výraz použijte před cizím
- Vysvětlete odborné termíny a jiné právní pojmy, než je začnete používat (pokud máte za to, že to čtenáři pomůže)
- Používejte obvyklé výrazy, ne úřední žargon
- Pokud použijete odborný termín, použijte ten nejvýstižnější
- Výstižně zobecňujte
Jak psát: věty
- Pište krátké věty
- Sdělte nejprve jádro; rozvíjejte je v dalších větách
- To, co spolu ve větě souvisí, pište blízko sebe
- V souvětích volte správné spojovací výrazy
- Výčty pište tak, aby se v nich čtenář snadno vyznal
Jak psát: plynulost textu
- Proveďte čtenáře textem
- Pište plynule: čím větu (či odstavec) končíte, tím v další větě (či odstavci) navažte
- Proveďte čtenáře textem pomocí spojovacích výrazů
- Odkazy, poznámky pod čarou a citace ruší plynulost textu: pište je tam, kde ruší nejméně
Jak psát: podtext (tón)
- Pokud jste něco zkazili, omluvte se
- Nepište hanlivě či ironicky
- Buďte empatičtí, je-li to třeba
- Používejte, ale nenadužívejte oslovení čtenáře
Nakonec se ujistěte, že jste sdělili, co jste chtěli, a že jste psali pro svého čtenáře
- Čtěte po sobě (přehled a pomůcka k tisku)
- Poproste někoho jiného, ať si text přečte
- Otestujte písemnosti, které mají široký dosah
Příklady
3. část — Psaní určitých úředních písemností
V následujících kapitolách vysvětlíme, jak psát srozumitelněji nejběžnější úřední dokumenty, jako jsou správní rozhodnutí, výzvy, oznámení, formuláře nebo letáky.
Ve výkladu vycházíme z právní úpravy ve správním řádu, protože je nejběžnější.
Správní rozhodnutí
- Správní rozhodnutí obecně
- Výroková část: napište, o kterých právech a povinnostech účastníků jste rozhodovali a jak jste rozhodli
- Odůvodnění: vysvětlete, proč jste rozhodli právě takto
- Poučení: vysvětlete adresátovi, co může dělat
- Příklad, v němž uplatníme pravidla této kapitoly i obecné části příručky