Formuláře | Ombudsman

Lidé při vyplňování formulářů často tápou a dělají chyby. To nás všechny zdržuje. Jak tomu předejít?

Pište intuitivní formuláře

Upravte je graficky tak, aby se v nich lidé snadno a rychle zorientovali. Používejte různé obrázky, tabulky, návodné popisky apod.

Uspořádejte formulář přehledně

Ujistěte se, že je ve formuláři všechno, co potřebujete zjistit. Předejdete tak tomu, abyste se museli doptávat na další informace.
Rozdělte požadované údaje do několika oddílů podle jejich věcného zaměření, logicky je seřaďte a označte nadpisy.
Přehledně rozlišujte:
- povinné a nepovinné údaje,
- počet možností, které je třeba vyznačit/vyplnit,
- části formuláře, které musejí vyplnit jen určité skupiny osob (například cizinci),
- části formuláře, které vyplní úředník poté, co obdrží žádost.
Viditelně vymezte prostor, do kterého mají lidé uvést svou odpověď.
Ponechejte ve formuláři dostatečně velké místo na to, aby lidé mohli doplnit veškeré potřebné údaje.
Inteligentní elektronické formuláře nastavte tak, aby přeskočily/odstranily nebo barevně odlišily otázky, které už ten, kdo formulář vyplňuje, vyplňovat nemusí. Podobně se snažte přizpůsobit i uspořádání papírových formulářů.

Na začátku formuláře lidem vysvětlete, jak ho mají vyplnit

Zejména jim poraďte:

zda mají formulář vyplnit hůlkovým, nebo psacím písmem;
jak mají postupovat, pokud vyplní špatný údaj nebo vyznačí nesprávnou možnost;

Vybranou odpověď vyznačte křížkem ☒. Pokud se zmýlíte, chybně označené pole zcela přeškrtejte ■ a označte správnou odpověď ☒.
na koho se mohou obrátit, pokud si s vyplňováním formuláře nebudou vědět rady nebo si nebudou jisti, zda vyplnili správně některý údaj;
Budete-li mít potíže s vyplňováním formuláře:
- obraťte se na zaměstnance úřadu,
- podívejte se na instruktážní video na www.video-urad.cz,
- zavolejte na naši bezplatnou infolinku 123 456 789, nebo
- nám napište na dotazy@urad.cz.
(pokud používáte strojově čitelný formulář) jakou barvou propisovací tužky musí formulář vyplnit a že nemají používat mazací pera citlivá na teplo (typu Pilot Frixion).

Používejte jednoduché pokyny a otázky

Vyhněte se nejednoznačným, abstraktním či málo používaným slovům.

Například nepoužívejte „a/nebo“, protože není jasné, jestli stačí jedno, nebo druhé, anebo musí být splněno obojí.

Napovídejte, co a jak vyplňovat

Vysvětlete lidem přesně, co po nich chcete.

Nepoužívejte poznámky pod čarou.
Pokud se pokyn týká jen jednoho konkrétního pole, napište ho přímo k názvu/instrukci pole.
Je-li to možné, využívejte otázky spojené s výběrem některé z nabízených možností.
U interaktivních formulářů využívejte našeptávače.

Porovnejte následující dvě verze formuláře o ustanovení zvláštního příjemce důchodu.

Vyjádření oprávněného příjemce dávky důchodového pojištění*):

☐ Souhlas

☐ Nesouhlas

Datum a podpis oprávněného příjemce dávky:

………………………………………………………………………

Vyjádření ošetřujícího lékaře (pouze v případě, že oprávněný příjemce není schopen dát souhlas dle § 118 odst. 3 zákona č. 582/1991 Sb., v platném znění**):

………………………………………………………………………

*) Zakřížkujte vhodnou variantu.

**) Neuvádět diagnózu, ale stanovisko, zda vzhledem k aktuálnímu zdravotnímu stavu je oprávněný příjemce schopen/neschopen dát souhlas, resp. vyjádřit se k řízení s ustanovením zvláštního příjemce.

Jako oprávněný příjemce důchodu ☐ souhlasím ☐ nesouhlasím s tím, aby byl žadatel ustanoven mým zvláštním příjemcem důchodu. (zakřížkujte)

Datum a podpis oprávněného příjemce dávky:

………………………………………………………………………

Pokud oprávněný příjemce důchodu není schopen dát souhlas, aby byl žadatel ustanoven zvláštním příjemcem jeho důchodu, prosíme, abyste opatřili vyjádření ošetřujícího lékaře o tom, zda je oprávněný příjemce schopen přijímat důchod a hospodařit s ním ve svůj prospěch a zda je schopen vystupovat ve správním řízení samostatně. Náklady na vyhotovení vyjádření lékaře hradí žadatel.

Vyjádření ošetřujícího lékaře: (zakřížkujte)

Oprávněný příjemce důchodu

☐ je ☐není schopen přijímat důchod,

☐ je ☐není schopen s důchodem hospodařit ve svůj prospěch,

☐ je ☐není schopen vystupovat v řízení samostatně.

Datum, podpis a razítko ošetřujícího lékaře:

………………………………………………………………………

Vysvětlete cizí slova, právní pojmy, odborné termíny a běžně neužívané zkratky

Ve formulářích najdeme pojmy jako například rozhodné období, společně posuzované osoby nebo nezaopatřenost dítěte. Většina lidí neví, co znamenají, dokud se to nedozví ze zkušenosti. Pojmy jim proto stručně vysvětlete.

Nebo v jiném formuláři úřad práce potřebuje v řízení o dávkách státní sociální podpory zjistit, který úřad žadateli vyplácí dávku důchodového pojištění. Na výběr jsou tyto možnosti:

☐ ČSSZ ☐ VÚSZ ☐ OSZMV ☐ jiný plátce

Českou správu sociálního zabezpečení jste pravděpodobně poznali, kdo však je VÚSZ a OSZMV?

Pokud je formulář rozsáhlý, vytvořte přehled/seznam nejdůležitějších nebo odborných pojmů a vysvětlete je:

Trvalý pobyt je adresa uvedená v občanském průkaze.

Skutečný pobyt je adresa, na které bydlíte.

Uvádějte praktické příklady

Obzvláště u těch požadovaných údajů, které v praxi činí největší obtíže.

Poskytněte lidem vzorově vyplněný formulář

Ušetříte jim čas, který stráví přemýšlením nad tím, zda formulář vyplnili správně.