Jádro sdělení napište na začátek

Vzpomeňte si, co uděláte, když dostanete obálku s modrým pruhem: mrknete na odesílatele, otevřete ji, rozevřete dokument a hledáte jádro sdělení: co musím dělat? Dokument nezačnete číst pořádně, dokud jádro nenajdete. Proto napište čtenáři jádro sdělení hned na začátku.

Jádro sdělení je to, co vaše čtenáře bude zajímat nejvíc. Proto je formulujte pečlivě: přesně a stručně. Zvláště pokud chcete, aby čtenář něco udělal nebo se něčím řídil. Záleží na každém slovu; na tom, které tam je i které vědomě vynecháte.

Máte několik možností, jak to udělat.

Shrňte to podstatné

Čtenář bude vědět, na čem je, a zbytek dokumentu může číst jako vysvětlení vašeho shrnutí.

V jedné větě:

Vážený pane Cibulko,

šetřením Vašeho podání ze dne 21. 11. 2016 jsem zjistila, že ČSSZ pochybila tím, že se Vás předem nedotázala, čeho jste chtěl svojí žádostí o přezkum invalidního důchodu dosáhnout.

V jednom odstavci. Pomůže, pokud své shrnutí nadepíšete nebo nějak graficky zvýrazníte, třeba text napíšete tučně.

Shrnutí

Zjistila jsem, že OAMP pochybil tím, že nerozhodl o žádosti o povolení k trvalému pobytu na území České republiky ve lhůtě stanovené zákonem o pobytu cizinců.

Můžete shrnout celý právní argument a dále v textu jej rozvést. V příkladu navazujeme na předchozí shrnutí:

Správní orgán je povinen rozhodnout o žádosti o povolení k trvalému pobytu ve lhůtě 60 dnů od podání žádosti [podle § 169 odst. 1 písm. e) zákona o pobytu cizinců].

Žádost jste podal dne 30. července 2015. OAMP dosud, tedy po uplynutí 23 měsíců, nerozhodl.

OAMP proto pochybil, protože nerozhodl v zákonné lhůtě 60 dnů.

V několika dobře strukturovaných odstavcích:

Dne 4. 2. a 5. 2. 2021 byly Vaše děti v kontaktu s osobou, která je pozitivní na covid. Epidemiologickým šetřením byly u Vámi zaslaných kontaktů shledány důvody pro karanténní opatření do 15. 2. 2021.

Pokud je v době do 90 dnů od ukončení izolace po prodělaném onemocnění dítě v kontaktu v rodině nebo ve škole s další osobou pozitivní na covid-19, karanténa se na něj nevztahuje, tj. nepožaduje se ani testování, pokud nejeví známky onemocnění.

Karanténní opatření stanovené mimořádným opatřením MZ ČR aktuálně zahrnují: domácí karanténu minimálně po dobu 10 dnů a vyšetření – výtěr z krku a z nosu (RT-PCR test na přítomnost viru SARS-CoV-2) v rozmezí 5. až 7. dne od posledního kontaktu s pozitivně testovanou osobou, nejpozději však do 10. dne.

[Dobrý den/vážení rodiče]

ve dnech 4. a 5. února 2021 byly Vaše děti v kontaktu s člověkem pozitivním na covid-19. Abychom předešli dalšímu šíření nemoci, nařizujeme karanténní opatření:

Vaše děti musejí být v domácí izolaci nejméně do 15. února 2021.
Vaše děti musejí podstoupit RT-PCR test na přítomnost viru SARS-CoV-2 v rozmezí nejlépe 5. až 7. dne, nejpozději však 10. dne od posledního kontaktu s člověkem pozitivním na covid-19.

Karanténní opatření Vaše dítě dodržovat nemusí, pokud

se setkalo s člověkem pozitivním na covid do 90 dní poté, co samo covid prodělalo (počítá se od ukončení karanténních opatření);
a zároveň nemá příznaky onemocnění. Nejčastějšími příznaky jsou suchý kašel, teplota, zažívací obtíže, ztráta chuti a čichu.

Vysvětlete čtenáři, co v dokumentu bude

Například pokud sdělujete čtenáři obecné informace nebo pokud korespondenci s ním zahajujete vy (nereagujete na jeho podnět, návrh či stížnost).

Leták o dávkách na bydlení

Vysvětlíme, kdy můžete dávky na bydlení získat a jak si je udržet. Popíšeme, jak bude úřad práce zkoumat Vaše příjmy a výdaje za bydlení. Dozvíte se, jak se určí výše dávek na bydlení a kdy se vyplácejí. Zjistíte, co dělat s přeplatky nebo nedoplatky na energiích, jestli můžete dostat peníze na kauci při uzavření nové smlouvy, a další podrobnosti.

Pomůže, když přesně popíšete, o čem dokument bude, v předmětu e-mailu nebo v označení věci:

Vyrozumění stavebního úřadu

Společný územní souhlas a souhlas s provedením ohlášené stavby

Pokud navazujete na předchozí korespondenci se čtenářem, sdělte mu odpověď hned

Přečtěte si následující text:

Vážený pane Boučku,

obrátil jste se na mě se stížností na jednání Vašeho souseda, který Vám přes plot hází do zahrady plevel.

Zákon č. 349/1999 Sb., o veřejném ochránci práv, ve znění pozdějších předpisů mi ukládá povinnost působit k ochraně osob před jednáním úřadů a dalších institucí uvedených ve zmíněném zákoně, pokud je v rozporu s právem, neodpovídá principům demokratického právního státu a dobré správy, jakož i před jejich nečinností, a tím přispívat k ochraně základních práv a svobod. Podrobnosti se dozvíte v přiloženém letáku.

Přečetli jste 85 slov, ale stále neznáte podstatu odpovědi. Oči letí po textu a následuje: no a?

Je lepší napsat odpověď hned v úvodu, jako byste se čtenářem mluvili.

Vážený pane Boučku,

obrátil jste se na mě se stížností na Vašeho souseda, který Vám přes plot hází do zahrady plevel.

Nemohu Vám v této věci pomoci, protože mi to zákon nedovoluje. Zákon mne opravňuje řešit pouze potíže občanů s úřady, ne se soukromými osobami, jako je Váš soused (§ 1 zákona č. 349/1999 Sb., o veřejném ochránci práv).

Jádro sdělení napište hned, i když čtenáři sdělujete špatnou zprávu – jako v předchozím příkladu. Čtenáři nepomůže, když mu špatnou zprávu zabalíme do nesrozumitelných vět a sdělíme ji nakonec. Ostatně i ve správních rozhodnutích se nepříznivý výrok dozvíme hned na začátku.

Odpověď na Vaši stížnost na Velkou pojišťovnu, a. s.

Vážený pane Lebedo,

odpovídáme na Vaši stížnost doručenou dne 2. 12. 2019. Nesouhlasíte s tím, jak Velká pojišťovna, a. s., prošetřila Váš úraz, a také s tím, že Vám nevyplatila pojistné plnění za trvalé následky úrazu.

Ve sporu s pojišťovnou Vám nemůžeme pomoci.

Podle zákona* nesmíme zasahovat přímo do vztahů mezi pojišťovnami a jejich klienty… […]

* Zákon č. 6/19963 Sb., o České národní bance, zákon č. 277/2009 Sb., o pojišťovnictví, zákon č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění, zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele.