Letáky
Letáky tvoříme pro větší množství lidí, když jim chceme nabídnout praktické informace nebo návod. Pokud čtenář snadno najde potřebnou odpověď, může leták nahradit nebo doplnit naše individuální vysvětlení.
I v letácích platí obecná pravidla pro psaní úředních textů. Tady se dočtete ta, která jsou obzvláště důležitá, nebo ta, která se v jiných typech úředních textů neuplatní:
Pokud píšete pro různorodé čtenáře, přizpůsobte text méně zdatným nebo rozdělte text na základní a podrobné informace
Například v letáku určeném uprchlíkům byla otázka:
Musí prokazovat Ukrajinci cestující do ČR na hraničních přechodech očkování proti covid-19 nebo mít test PCR nebo antigen?
A odpověď:
V případě vstupu do ČR byla epidemiologická opatření pro občany Ukrajiny zrušena ochranným opatřením vydaným 24. 2. 2022.
Uprchlíky však zajímá jasná odpověď a zpravidla nepotřebují vědět, které opatření nějakou jejich povinnost zrušilo. Úplně by stačilo:
Ne.
Pokud byste však psali třeba pro dobrovolníky pomáhající na hranicích, informace o opatření byste připojit mohli:
Ne. Epidemiologická opatření pro občany Ukrajiny vstupující do ČR zrušilo ochranné opatření vydané 24. 2. 2022.
Zjednodušujte sdělení, pokud to čtenáři pomůže
Lepší je, když čtenář porozumí zjednodušeným informacím než žádným.
Pokud text zjednodušíte příliš a není tak podle vašeho názoru právně přesný, sdělte to čtenářům. Napište jim, že text slouží jen pro orientaci, a poraďte jim, kde se dozvědí přesné či podrobnější informace.
Vysvětlíme základní pravidla promíjení úroků finančními úřady. Podrobnosti najdete v pokynu Generálního finančního ředitelství č. GFŘ-D-47 k promíjení příslušenství daně.
Veďte se čtenářem rozhovor
Důsledně dodržujte my–vy. Nepište o čtenáři ve 3. osobě, a už vůbec o něm nepište jako o „osobě“. Srovnejte odpovědi na otázku:
Kde můžu požádat o příspěvek na bydlení?
O příspěvek na bydlení může oprávněná osoba požádat kterýkoliv úřad práce v kraji, kde má skutečné bydliště.
Čtenář může váhat, kdo ta oprávněná osoba je. Proto jej oslovujte přímo:
O příspěvek na bydlení můžete požádat kterýkoliv úřad práce v kraji, kde skutečně bydlíte.
Na začátku napište, co čtenář v letáku najde
Pokud leták není na první pohled jasnou „mapou“ problematiky, popište na začátku, co v něm čtenář najde:
Popíšeme jednotlivé druhy starobních důchodů a objasníme, kdy je můžete získat. Dozvíte se, zda a kolik si můžete k důchodu přivydělat a jestli si tím později zvýšíte důchod.
Nejdříve napište obecné a základní informace a popisujte běžné situace. Teprve pak pište speciální informace a popisujte neběžné situace
Po obecných informacích přejděte ke zvláštním, po základních k podrobnějším. Okrajové situace můžete vynechat, místo toho můžete odkázat na jiný zdroj informací nebo přímo na úřad.
Popisujte praktické návody, ne vzdálená a nereálná řešení
- Co mohu dělat, když
…soused nesouhlasí s tím, že cesta vedoucí přes jeho pozemek je veřejně přístupná účelová komunikace?
…vlastníci okolních nemovitostí užívají můj pozemek jako cestu a mně se to nelíbí?
- Obraťte se na silniční správní úřad s žádostí o určení existence či neexistence veřejně přístupné účelové komunikace. Silniční správní úřad rozhodne, zda je cesta veřejná nebo soukromá.
- …soused umístil na cestu překážku a já nemohu projet?
- Obraťte se na silniční správní úřad s žádostí o odstranění pevné překážky.
Používejte příklady a infografiku
Podrobně v kapitolách Složitá témata… a Dobře graficky zpracované informace…