Pište čtenářům, jako byste s nimi mluvili: používejte „my“ a „vy“
Zpravidla píšete o svém úřadu ve 3. osobě singuláru:
Obecní úřad ve Lhotě rozhodl takto:
Zkuste psát za úřad „my“ a čtenáře oslovovat „vy“, jako v rozhovoru. „My“ váš úřad polidští, přiblížíte se čtenáři. Zároveň bude jasné, kdo co má dělat. Nebojte se, z právního hlediska tomu nic nebrání. Ve světě je to běžné. Stačí to chvíli používat a zvyknete si:
V případě, že nebude v uvedené lhůtě vada odstraněna, bude v souladu s § 66 odst. 1 písm. c) zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu, ve znění pozdějších předpisů, řízení zastaveno.
Pokud v uvedené lhůtě vadu neodstraníte, řízení zastavíme [podle § 66 odst. 1 písm. c) zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu].
Všimněte si, jak vás „my“ nutí jít přímo k věci a „neschovávat se“ za 3. osobu:
Výzva k odstranění vad žádosti
Dne 3. října 2019 podala paní Anna Loos, nar. 1. 3. 1980, st. přísl. Maroko, žádost o vydání povolení k trvalému pobytu na území České republiky z důvodu uvedeného v § 68 zák. č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zák. č. 326/1999 Sb.“).
Nadepsaný správní orgán z žádosti zjistil, že tato trpí vadami, když neobsahuje všechny zákonem stanovené náležitosti uvedené v § 70 odst. 2 zák. č. 326/1999 Sb., popřípadě některé předložené náležitosti trpí vadami, které je třeba odstranit, aby bylo možno v řízení o žádosti pokračovat.
Z tohoto důvodu nadepsaný správní orgán ve smyslu § 45 odst. 2 zák. č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“) žadatelku
vyzývá
k odstranění vad žádosti.
Výzva k odstranění vad žádosti
podle § 45 odst. 2 zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu
Vážená paní Loos,
dne 3. října 2019 jste požádala Ministerstvo vnitra, odbor azylové a migrační politiky (dále „my“), o vydání povolení k trvalému pobytu a předložila jste požadované doklady.
Dva z předložených dokladů mají vady, kvůli kterým nemůžeme Vaši žádost posoudit.
Vysvětlíme Vám proč, a co od Vás potřebujeme.
Nebo ve správním řízení:
Česká správa sociálního zabezpečení (dále „my“) rozhodla o žádosti o starobní důchod pana Františka Maliny, nar. 28. 6. 1957, bytem Jahodová 3, Ostružinov (dále „Vy"),
takto:
Podle § 31 odst. 1 písm. b) zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, Vám od 3. 9. 2020 přiznáváme starobní důchod ve výši 18 746 Kč měsíčně.
Sami za sebe – v ich-formě – pište dopisy nebo e-maily, které podepisujete. Například jste Anna Nováková a píšete dopis tajemníkům jiných úřadů:
Podklady je nutno zaslat nejpozději do 20. 12. 2021 na Krajský úřad XY, odbor sociální, a to na anna.novakova@kraj.cz. Pro případné dotazy je kontaktní osobou Anna Nováková, 234 567 890, e-mail: anna.novakova@kraj.cz.
S pozdravem Anna Nováková
Podklady mi prosím pošlete do 20. 12. 2021 na anna.novakova@kraj.cz. S dotazy se obracejte na tutéž e-mailovou adresu, případně na můj telefon 234 567 890.
S pozdravem Anna Nováková