Pište konkrétní podstatná jména
Konkrétní podstatná jména také vyvolávají konkrétní představy. Bohužel v úředních textech najdeme záplavu slov abstraktních, která vyvolávají představy přinejlepším velmi obecné, například:
základ, situace, úvaha, charakter, stupeň, aspekt, okolnosti, událost, snaha, podmínky, činnost
Protože lidský mozek konkrétní představy ke zpracování informací potřebuje, dosadí si za abstraktní slova konkrétní představy podle svého. A protože „úřední“ abstraktní slova mohou zpravidla znamenat mnoho rozdílných věcí, může si čtenář představovat jiný příběh, než který chtěl pisatel sdělit:
Vyvstaly pochybnosti o tom, zda je základem úvahy stavebního úřadu skutečnost, že okolnosti podání žádosti mají vliv na vydání dodatečného povolení stavby.
Z věty jsme se dozvěděli, že někdo má pochybnosti o tom, že podání žádosti nějak souvisí s povolením stavby. Tohle čtenář zřejmě věděl, ještě než si větu přečetl. Kdo má pochybnosti, jaké to konkrétně jsou a jaká je příčinná souvislost mezi „okolnostmi“ podání žádosti a vydáním dodatečného povolení, se však čtenář nedozvěděl. V hlavě nemá příběh, ale jakousi mlhu, ze které se místy vynořuje silueta stavebního úřadu.
Někdy sklouzneme k abstraktním výrazům, protože potřebujeme mít „pokryté“ všechny možnosti, abychom nic neopomněli. Paradoxně však takový text podává nepřesné sdělení a může vyvolat i právní nejistotu adresátů.