Pokud definujete pojem, používejte ho důsledně
Definice v úředních textech zavádíme proto, abychom nemuseli znova opisovat delší text a aby přitom čtenář věděl, že definovaný pojem vždy vyjadřuje totéž.
Pokud definici zavedeme, píšeme ji dále důsledně: „dále ‚magistrát‘“ znamená, že dále v textu nepíšeme „Magistrát hlavního města Prahy“, „Magistrát hl. m. Prahy“, „MHMP“ a cokoliv dalšího nás napadne.
Není dobré psát „dále též ‚magistrát‘“, abyste mohli magistrát označovat i jinak, protože se čtenář musí ujišťovat, zda jde o tentýž subjekt.
Nejlepší tedy bude zavést definici jednoduše takto:
Magistrát hlavního města Prahy („magistrát“)
Není třeba definici zavádět, pokud je krátké označení samo o sobě jednoznačné a nehrozí záměna. Prostě píšeme dále o magistrátu (pokud se v textu nepíše o dvou různých magistrátech) nebo o nemocnici:
Obdrželi jsme Vaši stížnost na péči, kterou Vám poskytla Nemocnice Zdravín. Abychom se stížností mohli zabývat, musíte nejprve podat stížnost na péči přímo nemocnici.
S definicemi šetřete, je-li jich moc, musí si čtenář pamatovat dvojí sadu pojmů.