Případ nepřechýlené dcery

Na příkladu si ukážeme, jak bychom postupovali při stavbě textu.

Paní Blacková žádala Městský úřad v Černošově, aby v novém cestovním dokladu její dcery Anny uvedl nepřechýlené příjmení Black namísto Blacková. Úřednice paní Vraná odmítla nepřechýlené příjmení zapsat. Paní Blacková si proto vyžádala vedoucí, která však ten den již na úřadu nebyla. Paní Blacková si na to úřadu stěžovala. Pan Razítko jako ředitel odboru vnitřních věcí musí paní Blackové vysvětlit, proč paní Vraná nepřechýlené příjmení nezapsala a proč vedoucí nepochybila, když nebyla v té době k zastižení.

Nejprve si přečtěte jeho původní odpověď. Zkuste číst očima paní Blackové:

Paní Blackové by možná vadilo, že úřad:

• dostatečně nevysvětlil, proč paní Vraná nemohla zapsat příjmení dcery ve tvaru „Black“;
• nevysvětlil, proč je v pořádku, že vedoucí nebyla k zastižení.

Nechme pana Razítka napsat text tak, aby byl pro paní Blackovou užitečný. Postupujme podle příručky.

Komu píšu?

Píšu paní Blackové, která si stěžuje na zamítnutí žádosti o zápis příjmení dcery do cestovního dokladu a na nepřítomnost vedoucí na pracovišti.

Co píšu a čeho chci dosáhnout?

Píšu adresnou odpověď na stížnost.

Chci dosáhnout toho, aby paní Blacková věděla, že:

• paní Vraná nemohla zapsat nepřechýlené příjmení;
• vedoucí nepochybila, když nebyla v konkrétní den a čas přítomna na pracovišti.

Všimněte si, že to, čeho chci dosáhnout, vím teprve poté, co najdu právní řešení věci. Nejprve musím vědět (nebo zjistit), proč paní Vraná nemohla zapsat nepřechýlené příjmení a proč nemusela být vedoucí v danou dobu na pracovišti. Teprve potom mohu začít sepisovat odpověď. Dokud nevím, co píšu a čeho chci dosáhnout, nemá smysl psát, protože hrozí, že budu muset mazat – v lepším případě. V horším případě toho napíšu čtenáři moc – prostě nechám na něm, ať si z toho vybere to podstatné (právě to se nám občas stávalo, než jsme začali psát podle příručky).

Co sdělím?

Když vím, čeho chci dosáhnout, vím také, že toho ke sdělení nemám moc. Stačí, když paní Blackové napíšu:

1. Že paní Vraná nemohla zapsat Annino nepřechýlené příjmení – a vysvětlím proč:

   Ten, kdo žádá o vydání cestovního dokladu pro své dítě mladší 18 let, předkládá k žádosti rodný list dítěte. Pokud se dítě narodilo v cizině, musí předložit rodný list dítěte vydaný zvláštní matrikou (§ 21 odst. 3 zákona č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech). Úřad, který vydává cestovní doklad, musí v dokladu uvést příjmení dítěte tak, jak je zapsáno v rodném listě vydaném zvláštní matrikou.

   V žádosti o vydání Annina cestovního dokladu předložila paní Blacková rodný list vydaný zvláštní matrikou, v němž je uvedeno příjmení ve tvaru „Blacková“.

   Proto musela paní Vraná zapsat příjmení ve tvaru „Blacková“.

   Užitečné bude poradit paní Blackové, kde může nechat tvar dceřina příjmení změnit.

2. Že vedoucí nemusela být přítomna na pracovišti, protože:

   Vedoucí i ostatní zaměstnanci mají v pondělí základní pracovní dobu pouze do 15:00. Delší pracovní dobu mají jen ti, co mají v konkrétní den službu v úředních hodinách, které jsou v pondělí do 17:00.

   Paní Blacková se dostavila na úřad mezi 15:30 a 16:00. Vedoucí ten den neměla službu, a mohla tedy odejít už v 15:00.

Nic dalšího sdělovat nemusím.

Všimněte si, že v původní odpovědi úřad nechal na paní Blackové, aby si sama domyslela, že paní Vraná nemohla podle zákona zapsat nepřechýlený tvar příjmení. Úřad sice vyjmenoval podstatná ustanovení právní úpravy (a řadu nepodstatných), ale právní pravidlo pro paní Blackovou nesestavil.

Dále v původní odpovědi úřad vůbec nezmínil, kdy mohla vedoucí v den přítomnosti paní Blackové odejít z úřadu. Pouze vyjmenoval pracovní dobu oddělení a základní pracovní dobu. K čemu?

Co sdělovat nemusím?

Jako úředník musím vědět, jak postupovat podle práva. Musím vědět, proč paní Vraná nemohla zapsat nepřechýlené příjmení a proč nemusela být vedoucí v danou dobu na pracovišti. Ale nemusím paní Blackové všechno z toho psát. Jí napíšu jen to, co je užitečné pro ni.

Například nemusím uvádět některá z pravidel původní odpovědi:

• V bodu 3 úřad vyjmenoval celou řadu právních pravidel. Většinu z nich paní Blacková nepotřebuje znát. Potřebuje vědět jen pravidlo, podle kterého paní Vraná musí napsat příjmení ve tvaru, v jakém je zapsala matrika.
• V bodu 5 úřad vyjmenoval pracovní dobu oddělení a základní pracovní dobu oddělení. Paní Blacková se může jen domnívat, že základní doba se vztahovala právě na vedoucí, a že tedy nemusela být přítomna na úřadu v době, kdy to paní Blacková žádala. Úřad to vůbec nevysvětlil.

Sdělení uspořádám tak, aby bylo pro paní Blackovou užitečné:

Jádro sdělení napíšu na začátek

Jádrem je, že úřad nepovažuje stížnost za důvodnou v žádném z obou bodů. Protože navazuje na stížnost paní Blackové, krátce ji připomene.

Seřadím text tak, aby paní Blackové dával smysl (a rozčlením text do oddílů)

Vím, že jí chci sdělit dvě jednoduché informace:

Tyto hlavní body musím dále vysvětlit, aby jim paní Blacková rozuměla. Témata očísluji stejně jako v úplném úvodu dopisu, aby se v nich vyznala.

Naplním strukturu obsahem

Snažím se sdělit typy informací postupně a dávám pozor, aby si pravidla, příběh a posouzení odpovídaly

V prvním bodu musím vysvětlit, proč paní Vraná musela zapsat nepřechýlený tvar. Nejprve vysvětlím právní pravidlo, pak popíšu důležité skutečnosti příběhu a nakonec věc posoudím.

Podobně ve druhém bodu. I tady nejprve vysvětlím pravidlo (pracovní dobu), přidám důležité skutečnosti příběhu a věc posoudím:

Pokyn paní Blackové napíšu přehledně a prakticky.

Pokud chci paní Blackové poradit, jak může nechat změnit tvar příjmení své dcery, píšu prakticky:

A mám hotový text

Při psaní zároveň zachovávám pravidla příručky pro psaní, například píšu se slovesy, trpný rod jen s rozmyslem, píšu „my“ za úřad, vypouštím slovní vatu, vysvětluji odborné výrazy, píšu krátké věty.