Pro stejný pojem používejte stejný výraz
Stejně jednotně, jako zacházíte s definicemi (předchozí kapitola), zacházejte s pojmy. Když nám ve škole říkali, že máme používat různá pojmenování pro jednu věc, abychom obohatili text (znáte Čapkovy malebné věty), mluvili o krásné literatuře. V úředním textu tím jen mateme čtenáře, protože se bude ptát, zda mluvíme o tomtéž. Proto si vyberte jeden výraz a ten potom používejte.
Například prvostupňový soud, soud I. stupně, Okresní soud v Benešově, okresní soud, soud první instance či nalézací soud může být stále tentýž soud, ale čtenář si může myslet, že je jich více.
Dávejte si pozor zejména na pojmenování svého úřadu: „Obecní úřad v Lipnici“ a „správní orgán“ je tentýž, ale čtenář si může myslet, že Obecní úřad v Lipnici je ten „jeho“, kdežto správní orgán je nějaký jiný úřad, cizí a zlý.
Stejně matoucí může být, pokud jednou použijeme český výraz a jindy cizí, i když chceme vyjádřit totéž:
Stěžovatelka tvrdí, že původní důvod podání stížnosti není relevantní, protože za podstatný důvod považuje ten současný.