Co je srozumitelný úřední text a proč má smysl psát srozumitelně

Proč jsme napsali tuto příručku?

Protože nám záleží na tom, aby lidé úředním textům rozuměli.

Protože historicky je u nás úřední jazyk zbytečně složitý a čtenářům úředních textů nepomáhá.

Protože text napsaný obvyklým úředním jazykem může skrýt chybné, zavádějící či neúplné sdělení.

Protože úřední text lze napsat srozumitelně: běžným jazykem adresáta a zároveň právně přesně.

Protože po celém světě najdeme tucty příkladů, jak srozumitelné texty šetří lidem i úřadům čas, peníze a nervy.

A protože vám chceme ušetřit práci.

Co je srozumitelný úřední text?

Za úřední text v této příručce považujeme cokoliv, co píšete. Dopisy, e-maily, výzvy, rozhodnutí, vyhlášky, zápisy, úřední záznamy, letáky nebo třeba informace na web. Jde nám hlavně o texty, které píšete veřejnosti – svým klientům.

Za srozumitelný považujeme úřední text, který je:

• přehledný (čtenář se v něm vyzná);
• stručný, ale úplný (obsahuje jen to, co má, neobsahuje nic navíc);
• praktický (čtenář ví, co má dělat);
• napsaný jazykem, jemuž čtenář sám porozumí tak, že podle něj může jednat. To často znamená, že musíme psát běžným jazykem, jakým mluvíme. Jako kdybychom věc vysvětlovali někomu z rodiny nebo sousedovi a záleželo by nám na tom, aby nám rozuměli;
• a zároveň právně přesný. To znamená, že pracuje s právními pojmy a koncepty, ale vysvětluje je čtenáři běžným jazykem. Například neopisuje text právního předpisu, ale jednoznačně zachovává jeho význam.

Z naší i cizí zkušenosti již víme, že běžným jazykem lze napsat i složité odborné texty, a v příručce vám vysvětlíme, jak na to. Chceme, abyste věděli, že přesnost (či odbornost) a srozumitelnost se nevylučují – a že srozumitelné texty bývají naopak přesnější a přesvědčivější.

Prosíme, porovnejte následující texty:

Text, který považujeme za nesrozumitelný, protože je příliš složitý

Toto je část poučení v exekučním příkazu, kterým obecní úřad postihl účet u banky, aby vymohl nedoplatky na místním poplatku. Dlužník by se z ní měl dozvědět, jak si může zřídit chráněný účet. V textu je však těžké se zorientovat a informaci získat, protože úřad prakticky opsal zákon, který je pro běžného čtenáře příliš složitý:

Text, který považujeme za nesrozumitelný, protože je příliš zjednodušený a nepřesný

Srozumitelnosti nedosáhnete jen zkrácením a zjednodušením textu. Když odstraníte odkazy na ustanovení právní úpravy a nevysvětlíte právní pojmy, bude odpověď jednodušší, ale nebude ani právně přesná, ani užitečná. Například čtenář nemusí vědět, která všechna čísla účtů bude úřad bance sdělovat. Nebo se nedozví, že banku musí o zřízení chráněného účtu požádat. V této příručce rozhodně neprosazujeme, abyste text takto zjednodušovali na úkor jeho právní přesnosti:

Text, který je podle našeho názoru srozumitelný

Srozumitelný je podle nás text, který je přehledný, úplný a přitom napsaný běžným jazykem. V příručce nabízíme návod, jak toho dosáhnout.

Proč psát srozumitelně?

Protože chceme, aby lidé naše písemnosti četli – nesrozumitelné písemnosti nikdo číst nechce

Kdysi jsme měli málo informací, dnes je jich příliš. Proto můžeme vstřebat jen ty, kterým porozumíme. Nesnažme se tedy předat všechny informace, které máme, ale předejme čtenáři informace srozumitelně tak, aby pro něj byly užitečné. Jinak nám čtenář může porozumět špatně nebo čtení vzdá.

Lidé jsou ochotni číst texty, u nichž předpokládaný užitek z informace převáží náklady na její zpracování. ¹ Záleží na motivaci čtenáře. Ta bude vysoká, pokud dostane například výzvu k doplnění náležitostí žádosti o stavební povolení. Naopak nízká bude u rozhodnutí, jímž mu úřad přizná rodičovský příspěvek, pokud je spokojen s jeho výší. Přitom platí jednoduché pravidlo. Informace je nesrozumitelná, pokud bude úsilí vložené do zpracování informace vyšší než užitek, který čtenář očekává.

Pokud tedy budeme jako úředníci psát nesrozumitelně, lidé naše texty nebudou číst. Budou nám psát a volat. Jeden úředník, který uděluje pokuty za dopravní přestupky, nám řekl: „Já to napíšu, oni tomu nerozumí a pak volají, tím trávím dost času.“ Zbytečně.

Správní řád stanoví, že veřejná správa je službou veřejnosti (§ 4 odst. 1). Službou svého druhu, protože nemá konkurenci. ²(Tamtéž) Nemůžete se totiž sebrat a jít jinam, když se setkáte s nevstřícným či neschopným úředníkem. Jako úředníci tak často nevíme, jestli svou práci děláme dobře, a musíme se proto ptát sami sebe, co naše práce lidem přináší.

Protože lidé, i odborníci, čtou raději srozumitelné texty

Podle výzkumů přes 80 % lidí dává přednost srozumitelnému, běžnému jazyku. ³ I odborníci čtou raději srozumitelný jazyk. Dokonce platí, že čím vzdělanější člověk a čím více odborných znalostí má, tím více ocení srozumitelný, běžný jazyk. Vzdělaní lidé totiž sice rozumí i složitému odbornému jazyku, ale nechtějí ho číst, pokud si mohou vybrat.⁴ Je to proto, že zpravidla čtou nejvíce a nemají čas luštit zapeklité texty.

Protože lidé rozumí psaným textům mnohem méně, než si myslíte

Jako úředníci pracujeme s úředním jazykem denně, proto mu rozumíme a přijde nám přirozené ho vytvářet a předávat. Většina lidí ale takovou zkušenost nemá, úřední jazyk jim přirozený nepřijde a často mu nerozumí.

Jakmile jsme přepsali své „úřednické“ letáky, připadaly lidem mnohem srozumitelnější a také jim skutečně více rozuměli – snáze našli řešení své situace. Když jsme ale tyto letáky dali přečíst lidem v nouzi, ukázalo se, že musíme letáky ještě zlepšit, protože těmto lidem pořád dost nepomáhaly – špatně se jim hledalo řešení.

Protože ve světě už to vyzkoušeli a zjistili, že srozumitelné texty se vyplatí

Srozumitelnost se v zahraničí zkoumá už celá desetiletí. Nejen ve veřejné správě, ale i v byznysu. Právě tam vznikly první výzkumy a pokusy psát srozumitelně. Kvůli silnějšímu postavení spotřebitele totiž firmy brzy pochopily, že nesrozumitelné návody, dlouhé obchodní podmínky či zavádějící popisy výrobků je vyjdou draho. Od nich se pak učila i veřejná správa.

Například ve státě Washington zjednodušili dopis, který lidem sděloval, že přišli o řidičský průkaz, a vytíženost informační linky se snížila o 95 %. Nebo zjednodušili formulář k dani z prodeje – a dobrovolný odvod daně se třikrát zvýšil. Americký úřad pro veterány vypočítal, že po zjednodušení jednoho z formulářů ubylo dotazů veteránů a ušetřilo se tím 5 mil. dolarů ročně. ⁵

Velká Británie má jednotný vládní portál (gov.uk), který obsahuje rozcestník pro různé životní situace. Člověk tak vše, co potřebuje, najde na jednom místě, přehledně strukturované a v běžné angličtině. Britové na svém webu nabádají, abychom psali jako pro devítileté děti.

Ve Švédsku se musejí psát srozumitelně i právní předpisy. Každý návrh musí schválit tým jazykových a právních expertů. Veřejné správě pak se srozumitelností pomáhá odborná komise, kterou zřídila vláda. Podle zkušeností vytvořili různé vzory, příručky, doporučení, školení, a dokonce poradnu. Každoročně udělují cenu tomu, kdo se v úředních textech zaslouží o rozvoj běžné švédštiny.

Zkrátka, protože srozumitelné texty šetří čas, peníze i nervy lidem i nám úředníkům.

Pokud čtenář neporozumí ani srozumitelnému textu, můžeme psát zjednodušeným jazykem, tzv. Easy to Read (ETR)

ETR je metoda zjednodušování textu, která má stejné principy v kterémkoliv jazyce. Zjednodušený jazyk už nemůže být právně přesný, slouží adresátům k základní orientaci v problematice. Tito lidé většinou potřebují i jinou pomoc – někoho, kdo jim situaci dále vysvětlí nebo jim pomůže s řešením.

Adresáti ETR bývají nejčastěji lidé s mentálním postižením, lidé s demencí, cizinci s nižší znalostí češtiny, někteří dyslektici, lidé s ADHD a někdy i lidé ze sociálně vyloučeného prostředí. ETR však oceníme všichni, když jsme ve stresu nebo jiné neobvyklé situaci, například po dopravní nehodě. Všimněte si, že návody na defibrilátorech mívají velmi jednoduchý a přímý jazyk.

Například poučení z úvodního příkladu naší příručky by v ETR znělo třeba takto:

Nejprve by však bylo potřeba ujasnit si, zda je tento text užitečný. Typický adresát zjednodušeného textu by totiž pravděpodobně potřeboval se zřízením chráněného účtu pomoc někoho dalšího. Vždy je třeba hodnotit případ od případu, zda text v ETR někomu poslouží.

Co budete ke srozumitelnému psaní potřebovat?

Srozumitelné psaní je dovednost jako třeba hraní na housle. Většina z nás potřebuje nácvik; je jen hrstka těch, co potáhnou smyčcem a zní to. Srozumitelně psát se může naučit každý, když bude mít toto:

Čas a trpělivost

Srozumitelně psát se nedá naučit přes noc. A je to nekonečný proces, stále je co zlepšovat (jako na ty housle). Na začátku se možná budete cítit zahlceni všemi poučkami, ale postupně je ovládnete. Psaní textu, které vám v úředničině trvá deset minut, vám možná ze začátku zabere půl hodiny. Ale i to se změní a časem budete psát rychleji (a stručněji). A jako při hře na housle se časem přestanete soustředit na to, jak píšete, ale budete se plně věnovat tomu, co píšete.

Chuť a motivace

Srozumitelné psaní jde ze začátku proti našemu úřednímu já. Zvlášť pokud úředničíme již řadu let. Nutí nás psát, jak mluvíme, v textu se více odhalujeme, nemůžeme se schovávat za úřednické formulky bez významu. Vydržte, stojí to za to (usměvavý čtenář, čistý stůl).

Podpora vedení (!)

Ze zahraničních i domácích zkušeností víme, že za úspěšnými projekty srozumitelnosti stála vždy podpora vedení instituce, vždy to byla jedna z priorit firmy nebo úřadu. Bez podpory totiž nadšeným brzy dojde dech a váhaví se radši o nic nepokusí.

Podpora vedení znamená, že 1) vedoucí podporují své podřízené, poskytují jim k nácviku čas, oceňují snahu a výsledky a 2) vedoucí sami srozumitelné psaní cvičí. Jen tak vědí, jak srozumitelné psaní vypadá, a mohou ho vyžadovat po podřízených.