Čeho chci dosáhnout?

Ať píšete výzvy, rozhodnutí, vyhlášky, zápisy, úřední záznamy, e-maily, letáky nebo informace na web, ptejte se, čeho chcete dosáhnout. Budete pak psát tak, abyste cíle skutečně dosáhli.

Například někomu platebním výměrem ukládáte, aby zaplatil poplatek za komunální odpad. Protože nezaplatil včas, musí nyní zaplatit trojnásobek. Pokud chcete, aby teď zaplatil a zaplatil včas, sdělíte mu nejen kolik má zaplatit, ale také:

• proč: vysvětlíte, podle kterých pravidel musí platit poplatek za komunální odpad, a sdělíte, že teď musí zaplatit trojnásobek, protože svou původní povinnost včas nesplnil;
• co má dělat, pokud s vaším rozhodnutím nesouhlasí;
• jak má zaplatit a dokdy. Pokud mu například nesdělíte variabilní symbol nebo mu nenapíšete, že může zaplatit také na pokladně úřadu, bude muset informace hledat sám a třeba zaplatí špatně. To je sice „jeho problém“, ale ne tak docela. Chybnou platbu budete muset dohledat nebo vymáhat jako nezaplacenou a přibude práce vám nebo vašim kolegům.

Snažte se tedy vždy poskytnout úplnou informaci, která povede k cíli, který jste si stanovili. Aby se vás čtenář nemusel doptávat a abyste nemuseli nesplněnou povinnost vymáhat.