Úřední informace na webu

Za úřední informace na webu považujeme ty informace, které tvoříme přímo pro web. Ne ty, které v elektronické formě pouze na webu vyvěsíme (vyhlášky, zápisy obecního zastupitelstva atd.). Nejčastěji půjde o informace, jak postupovat v nějaké životní situaci, jak si něco na úřadě vyřídit.

Úřední informace na webu lidé vyhledávají, než nás kontaktují, což nám šetří práci – pokud jsou ovšem informace na našem webu dostupné, stručné, nápomocné a aktuální. To nás tedy zavazuje k tomu, abychom je takové psali. Pokud to neuděláme, nebudou mít lidé k našemu webu důvěru a budou hledat jinde (na různých „zaručených“ internetových fórech, odkud budou mít různé zaručené informace, které vám budou vnucovat a vy je budete vyvracet).

Lidé na webu chtějí rychle najít, co potřebují, porozumět tomu a moci podle toho jednat. Proto web nečtou, nýbrž skenují. Přes 80 % čtenářů nejprve stránku přehlédne očima („oskenuje“), jen méně než 15 % čte popořadě. Během pěti sekund se rozhodnou, zda je pro ně váš web užitečný. Nečtou nutně shora dolů. Často skenují stránky pohybem očí ve tvaru písmene F a zaměřují se na levou horní část stránky, nadpisy a několik prvních slov věty nebo seznamu. V průměru čtou pouze první dvě slova na každém řádku a přečtou pouze 20 až 28 % webové stránky; ve stresu přeskakují ještě více. Zpravidla je při čtení něco ruší: upozornění na e-maily, reklamy.

Proto pravidla pro psaní webu britské vlády gov.uk doporučují psát na web jako pro devítileté děti. V tomto věku již děti mají plnou slovní zásobu běžných slov, která umějí používat. Tato slova jsou i pro dospělého nejsrozumitelnější, protože je používá nejdéle, i když může mít slovní zásobu násobně větší. V devíti letech také děti přestanou známá slova číst a začnou rozpoznávat jejich tvar. Díky tomu mohou číst mnohem rychleji. Postupně zvládnou známá slova předvídat či přeskakovat. Mozek může vypustit až 30 % textu, a přesto mu porozumí.

Na webu je mnoho dobrých zdrojů typu „jak psát na web“. Proto v naší příručce zmiňujeme jen ta nejdůležitější pravidla a vycházíme ze zdrojů, které cílí přímo na psaní úředních webů. Předně z Pravidel pro tvorbu obsahu na webu Design systému Ministerstva vnitra, která sama vycházejí z pravidel pro informace na web britské vlády gov.uk. Dále jsou užitečná i pravidla pro tvorbu webu americké Plain Language Action and Information Network (PLAIN) plainlanguage.gov. Pokud vás psaní na web zajímá, rozhodně tyto weby navštivte.

I při psaní na web dodržujte obecná pravidla psaní. Protože však lidé na webu čtou jinak, některá pravidla se uplatní jinak nebo je nahradí jiná.

Následující rady jsme napsali tak, jako bychom je psali pro web:

Buďte struční

To platí pro jakýkoliv úřední text, ale pro web dvojnásob. Proto nikdy na web bez úprav nekopírujte to, co máte na papíře.

Pište jen to nejdůležitější. Vypusťte všechno ostatní: zbytečné věty, zbytečná slova.

Pište krátké věty.

Používejte výrazy, které budou lidé hledat (klíčová slova)

Čtenáři se tak budou úřední informace dozvídat přímo od vás, ne z různých pochybných zdrojů nebo na diskusních fórech.

Zvýrazněte klíčová slova, nejlépe tučně či barevně. NEPOUŽÍVEJTE VELKÁ PÍSMENA (VERZÁLKY), protože se špatně čtou.

Dbejte na to, aby každá stránka obsahovala ucelenou informaci

Nepředpokládejte, že čtenáři dané téma znají nebo že četli související stránky na vašem webu.

Na jedné stránce se zkuste vejít do jedné normostrany

Využívejte hodně bílého místa

Čtenářům se tak stránky budou lépe skenovat. Proto používejte členění do oddílů a odstavců, seznamy, obrázky a ikony.

Nejdůležitější informace umístěte na začátek

Tam je budou čtenáři nejspíše hledat.

Pomocí úrovní nadpisů rozdělte obsah a vytvořte navigační strukturu

Čtenáři se budou pomocí nadpisů snáze v textu orientovat.

Pište jasné, popisné a krátké nadpisy/názvy

Uveďte v nadpisech klíčová slova, aby vyhledávače váš text našly.

Nadpis či název by měl mít nejvíce 65 znaků, a to včetně mezer. Přesně jako předchozí věta. Můžete použít i delší nadpis, ale pamatujte, že například vyhledávač Google po 65 znacích zbytek nadpisu odřízne.

Používejte v nadpisech jednotný formát textu (nepoužívejte kurzívu, podtržení nebo ztučnění), protože formátování v nadpisech obvykle nemůžete z technických důvodů použít.

Do perexu napište shrnutí toho, co text obsahuje

Perex je zpravidla graficky odlišený text pod nadpisem. Sdělte v něm, o čem text je. Perex totiž zpracují i vyhledávače, třeba ve vyhledávání na Googlu z něj vidíte prvních 160 znaků.

Do každého odstavce napište jen jednu informaci

A to nejdůležitější napište do první věty.

Odstavec by neměl být delší než 4 řádky (5 vět). Nezkracujte však odstavce tím, že důležité informace schováte do vyskakovacích oken nebo odkazů, čtenáře tím zdržujete.

Pište efektivní odkazy

Odkazy jsou výhodou webu: jediným klikem se dostanete na požadovaný odkaz, nemusíte složitě hledat a listovat. Aby byly efektivní:

• Můžete odkazy umístit přímo do plynulého textu, jako jsme to udělali v úvodu této kapitoly.
• Můžete odkaz nazvat stejně jako název stránky, na kterou odkazuje, protože se tak čtenář ujistí, že je správně.
• Dbejte na to, aby odkaz dával smysl – žádné „zde“ nebo „přečtěte si více".
• Nepoužívejte však jako název odkazu celý název dokumentu nebo dokonce url adresu.
• A hlavně: udržujte odkazy aktuální. Čtenáře popudí neexistující odkaz.

Šetřete s informacemi v dokumentech k tisku (.pdf)

Čím dál více lidí vyhledává informace na chytrých telefonech, které mají menší obrazovku a mívají horší rychlost či kapacitu průtoku dat. Pdf se na obrazovkách telefonů špatně čtou, pomalu se otvírají a mohou způsobit pád prohlížeče.

Pokud přesto chcete zveřejnit pdf soubor, uveďte, o čem soubor je a jak je velký. Čtenáři se tak mohou rozhodnout, zda odkaz rozkliknou.

Pokud to není nutné, nepoužívejte často kladené dotazy (FAQ)

Pokud je na stránce máte, je to zpravidla proto, že lidé jinde na stránce nenašli, co hledají. Proto se spíše snažte zpřehlednit obsah stránek.

Často kladené dotazy jsou také zavádějící v tom, že se nejedná o opravdu kladené dotazy, ale o dotazy, o kterých si tvůrce textu myslí, že si je lidé kladou.

Nepoužívejte poznámky pod čarou