Zkratky používejte, pokud usnadní čtení (ne pokud si tím jen krátíte psaní)

Lepší než zkratka je obvykle výstižný a krátký výraz. Například „Magistrát hlavního města Prahy“ zkracujme raději jako „magistrát“ než „MHMP“, zvláště pokud je v textu písmenných zkratek více. Někdy to však není šikovné, například orgán sociálně-právní ochrany dětí asi nechceme označovat jako „orgán“. Pak můžeme použít zkratku, „OSPOD“.

Píšeme především zkratky, které jsou obecně známé, například právě „OSPOD“. Za obecně známé zkratky považujeme ty, které používá i veřejnost nebo kterým přikládá stejný význam jako my na našem úřadu:

Většina lidí „OP“ zná, ale „CD“ nepoužívá, protože krátkým a výstižným názvem cestovního dokladu je „pas“ a protože je CD pro většinu lidí nosič hudby. Proto bude lepší napsat „OP nebo pas“; případně „občanku nebo pas“.

Pokud zkratky nejsou obecně známé, používejte ty, které se dobře pamatují, vzájemně nepletou, dobře vyslovují a dají hovorově skloňovat.

Právní předpisy raději zkracujte názvem než číslem

Opět, zvláště je-li jich v textu více. Například „zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce“ je lepší označit slovně než jen číslem, pod kterým vyšel ve Sbírce zákonů:

Pokud zkracujete úplným slovním názvem předpisu, nemusíte zavádět „zkratku“: